LU-VE

LU-VE Group, uno de los principales fabricantes del mundo en el sector de los intercambiadores de calor, tenía las siguientes necesidades:

• Centralizar la gestión de las ideas de proyecto en las distintas plantas
• Uniformar la recopilación, selección y evaluación de las propuestas de los empleados
• Supervisar el estado de avance de los proyectos en todas las áreas funcionales
• Crear un flujo de trabajo estructurado para facilitar la transformación de las ideas en proyectos concretos

Dinova apoyó a la empresa en la implementación de Smartsheet y Control Center, obteniendo:

• Modelos de proyecto predefinidos con fases específicas y pasos establecidos
• Facilidad para activar nuevos proyectos e involucrar a los stakeholders
• Diagramas de Gantt para representar visualmente las fases y los detalles de cada proyecto
• Compartición simplificada de la información y mejor colaboración entre los equipos

Con una presencia global que incluye 19 plantas de producción y una red de empresas comerciales y oficinas de representación en Europa, Asia, Medio Oriente y Oceanía, LU-VE necesitaba una gestión unificada de las propuestas de proyectos de los empleados. Como siempre, en el centro del éxito de esta empresa están las personas. Conscientes de ello, en la empresa se estableció un flujo de trabajo estructurado para recopilar las propuestas de los empleados, canalizarlas en un proceso formal de evaluación y luego transformar las más prometedoras en proyectos.

“Cada empresa del Grupo tenía su propia manera de recopilar, estructurar y transformar las ideas de los empleados en proyectos”, explica Stefano Mongardi, Project Manager y Deployment Specialist de Dinova, quien apoyó a LU-VE en la implementación de Smartsheet. “Por lo tanto, no siempre estaba claro para la alta dirección cuál era el estado de avance de los proyectos en las distintas plantas y en las diferentes áreas funcionales para orientar una evolución positiva”. La necesidad de una estrategia unificada para la recopilación, selección, evaluación y compartición de nuevas ideas, y por tanto para el inicio y la gestión de los proyectos aprobados, se hizo aún más evidente tras la adquisición de la división de intercambiadores de calor por aire de Alfa Laval. “Decidimos que Smartsheet ofrece un buen equilibrio entre soporte y guía, y la libertad para que los project managers personalicen la herramienta según las necesidades específicas del proyecto”, afirmó Alvio Bernard, IT Project Manager de LU-VE. Como Platinum Partner de Smartsheet, Dinova fue la elección natural para acompañar a la empresa en la implementación de Control Center.

Aprovechando Smartsheet y la experiencia en la gestión de proyectos, se creó una serie de modelos capaces de cubrir todas las fases del proyecto: desde la planificación hasta la ejecución. Estas fases y los distintos detalles se representaron en diagramas de Gantt. “Creamos seis categorías para la ideación de los proyectos: productos, producción, cadena de suministro, ventas, marketing e infraestructuras”, explicó Ugo Ceppi, consultor de LU-VE.

“Para cada una de ellas asignamos un responsable de categoría, que sabe cómo gestionar su área en Smartsheet”. Cada modelo contiene fases específicas, con pasos obligatorios y resultados que deben alcanzarse. Sin embargo, los managers tienen la flexibilidad de añadir actividades, establecer el presupuesto y asignar a los responsables. “A los managers les basta un clic para activar un proyecto”, afirma Bernard. Mongardi añade: “Desde una simple hoja, pueden crear la estructura del proyecto e involucrar fácilmente a los stakeholders de diferentes niveles de la empresa”.

“Smartsheet ha cambiado la forma en que las personas trabajan juntas”, afirma Ceppi. “Los empleados de LU-VE están entusiasmados por usarlo porque ven cómo les ayuda a compartir las tareas, informar sobre los progresos y mantener el control”.

Soluciones flexibles y a medida para una gestión de proyectos optimizada

Gracias a la experiencia y al know-how de Dinova, LU-VE pudo adoptar Smartsheet e introducir una nueva forma de gestionar los proyectos dentro de los equipos, aumentando la compartición y la colaboración entre los empleados. Las palabras de Ceppi lo dejan claro: “El apoyo de Dinova fue esencial porque nos ayudó a formular la estrategia y a establecer un flujo de trabajo para la recopilación de los datos relevantes desde el principio. El equipo comprendió nuestro caso de uso, los objetivos y los procesos empresariales. No habríamos podido hacerlo solos”. Esta colaboración fue exitosa porque estuvo guiada por la intención de poner a las personas en el centro, creando un ecosistema virtuoso que valoriza las competencias y las ideas.