LU-VE

LU-VE Group, tra i principali produttori al mondo nel settore degli scambiatori di calore, aveva le seguenti necessità:

• Centralizzare la gestione delle idee progettuali nei vari stabilimenti
• Uniformare la raccolta, la selezione e la valutazione delle proposte dei dipendenti
• Monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in tutte le aree funzionali
• Creare un flusso di lavoro strutturato per facilitare la trasformazione delle idee in progetti concreti

Dinova ha supportato l’azienda nell’implementazione di Smartsheet e Control Center, ottenendo:

• Modelli di progetto predefiniti con fasi specifiche e passaggi predefiniti
• Facilità nell’attivare nuovi progetti e coinvolgere stakeholder
• Diagrammi di Gantt per rappresentare visivamente le fasi e i dettagli di ogni progetto
• Condivisione semplificata delle informazioni e migliore collaborazione tra i team

Con una presenza globale che include 19 stabilimenti produttivi e una rete di società commerciali e uffici di rappresentanza in Europa, Asia, Medio Oriente e Oceania, LU-VE necessitava di una gestione unificata delle proposte progettuali dei dipendenti. Come accade sempre, al centro del successo di questa azienda ci sono le persone. Essendo consapevole di questo, nell’azienda è stato istituito un flusso di lavoro strutturato per raccogliere le proposte dei dipendenti, convogliarle in un percorso di valutazione formale e poi trasformare le più promettenti in progetti.

“Ogni società del Gruppo aveva il suo modo di raccogliere, strutturare e trasformare le idee dei dipendenti in progetti”, spiega Stefano Mongardi, Project Manager e Deployment Specialist di Dinova, che ha supportato LU-VE nell’implementazione di Smartsheet. “Quindi, non era sempre chiaro al top management quale fosse lo stato di avanzamento dei progetti nei diversi stabilimenti e nelle diverse aree funzionali per guidare un’evoluzione positiva”. La necessità di una strategia unificata di raccolta, selezione, valutazione e condivisione di nuove idee, e quindi di avvio e gestione di progetti approvati, è diventata ancora più evidente dopo l’acquisizione della divisione scambiatori di calore ad aria di Alfa Laval. “Abbiamo deciso che Smartsheet offre un buon equilibrio tra supporto e guida, e la libertà per i project manager di personalizzare lo strumento in base alle esigenze specifiche del progetto”, ha affermato Alvio Bernard, IT Project Manager di LU-VE. In quanto Platinum Partner di Smartsheet, Dinova è stata la scelta naturale per accompagnare l’azienda nell’implementazione di Control Center.

Sfruttando Smartsheet e l’esperienza nella gestione dei progetti, sono stati creati una serie di modelli capaci di coprire tutte le fasi del progetto: dalla pianificazione all’esecuzione. Queste fasi e i vari dettagli sono stati rappresentati in diagrammi di Gantt. “Abbiamo creato sei categorie per l’ideazione dei progetti: prodotti, produzione, supply chain, vendite, marketing e infrastrutture”, ha spiegato Ugo Ceppi, un consulente di LU-VE.

“Per ognuna di esse abbiamo assegnato un responsabile di categoria, che sa come gestire la propria area in Smartsheet”. Ogni modello contiene fasi specifiche, con passaggi obbligatori e risultati da conseguire. Tuttavia, i manager hanno la flessibilità di aggiungere attività, impostare il budget e assegnare i responsabili. “Ai manager basta un clic per attivare un progetto”, afferma Bernard. Mongardi aggiunge: “Da un semplice foglio, possono creare la struttura del progetto e coinvolgere facilmente gli stakeholder di diversi livelli dell’azienda”.

“Smartsheet ha cambiato il modo in cui le persone lavorano insieme”, afferma Ceppi. “I dipendenti di LU-VE sono entusiasti di usarlo perché vedono come li aiuta a condividere i compiti, a segnalare i progressi e a mantenere il controllo”.

Soluzioni flessibili e su misura per una gestione dei progetti ottimizzata

Grazie all’esperienza e al know-how di Dinova, LU-VE ha potuto adottare Smartsheet e introdurre un nuovo modo di gestire i progetti all’interno dei team, aumentando condivisione e collaborazione tra i dipendenti. Le parole di Ceppi parlano chiaro: “Il supporto di Dinova è stato essenziale perché ci ha aiutato a formulare la strategia e a stabilire un flusso di lavoro per la raccolta dei dati rilevanti fin dall’inizio. Il team ha compreso il nostro caso d’uso, gli obiettivi e i processi aziendali. Non avremmo potuto farlo da soli”. Questa collaborazione è stata vincente perché guidata dall’intenzione di mettere al centro le persone, creando un ecosistema virtuoso che valorizza competenze e idee.